Как да настроя номерацията на фактурите?

Всяка фактура в eFirma получава номер от номерацията на фирмата. Номерацията се състои от префикс и следващ номер. Ако досега сте издавали фактури в друга програма, задайте следващия номер, за да продължите поредицата без прекъсване. Ако Ви трябват отделни поредици, например за различни обекти, добавете още номерации с различен префикс.

Къде е номерацията

1. Отворете Настройки от менюто.
2. Изберете Номерация.

Номерациите в първата карта, Фактури, Кредитни известия, Дебитни известия, са общи за трите вида документи: кредитните и дебитните известия продължават същата поредица като фактурите. Проформа фактурите имат отделна номерация в карта Проформа фактури. Новата фирма започва с префикс „0“ и следващ номер 1, тоест първата фактура е № 0000000001.

Как се образува номерът

Номерът винаги е от 10 цифри: префиксът, след него нули и накрая поредният номер. Например префикс „1“ и следващ номер 25 дават № 1000000025. Префиксът може да съдържа само цифри и да е дълъг от 1 до 9 цифри, а префиксът и номерът заедно не могат да надвишават 10 цифри. До полетата виждате как ще изглежда следващият номер.

Как да продължите номерацията от друга програма

1. Отворете Настройки и изберете Номерация.
2. В карта Фактури, Кредитни известия, Дебитни известия въведете Префикс, ако искате да е различен от сегашния.
3. В Следващ номер въведете номера, който трябва да получи следващата фактура. Ако последната Ви фактура е № 0000000245, въведете 246.
4. Проверете номера, показан до полетата, и натиснете Запази.

Попълнете първо префикса, а след това следващия номер: при промяна на префикса eFirma сама попълва следващия номер за него. Ако вече има документ със същия номер, промяната не се запазва и виждате „Документ с този номер вече съществува“.

Как да добавите още номерации

1. В карта Фактури, Кредитни известия, Дебитни известия натиснете Добави префикс.
2. Въведете Префикс, например „2“, и Следващ номер.
3. Натиснете Запази.

Ако две номерации биха дали един и същ следващ номер, виждате „Дублиращи се номера на документи“. За да премахнете номерация, натиснете бутона с кошчето до нея и след това Запази. Издадените с нея документи запазват номерата си, а ако по-късно добавите същия префикс отново, номерацията продължава оттам, докъдето е стигнала. Винаги трябва да остане поне една номерация.

Как да изберете номерация при издаване

Когато фирмата има повече от една номерация, под номера на новия документ се появява бутон Смени префикс.

1. Отворете нова фактура, кредитно или дебитно известие (вижте Как да издам фактура?).
2. Натиснете Смени префикс под номера на документа.
3. Изберете номерацията. Всеки ред в списъка показва следващия ѝ номер.

По подразбиране е избрана първата номерация от списъка в настройките. Номерът се определя окончателно при запазване: ако междувременно колега е издал документ по същата номерация, Вашият получава следващия номер. След като документът е запазен, номерацията му не може да се смени.

Ако фирмата е регистрирана по режим OSS, всяка номерация на фактурите има отметка Номерация за документи по режим OSS. Когато има отбелязани номерации, за клиент по OSS редакторът предлага само тях, а за останалите клиенти предлага неотбелязаните.

Другите номерации

На същата страница са номерациите на Приходни касови ордери, Разходни касови ордери и Мемориални ордери, които се настройват по същия начин. При тях има и отметка Започване на нова номерация за всяка календарна година. Фактурите нямат такава отметка и номерацията им продължава и в новата година. Картата Разходни касови ордери се вижда в плановете „Бизнес“ и „Кантора“, които включват разходи.

Всяка промяна в номерацията се записва в История горе вдясно на страницата с настройките.