Какво ново в eFirma

Вече можете да свържете банковата си сметка с eFirma и да виждате плащанията си до фактурите и разходите, за които се отнасят. Свързвате сметката от настройките, раздел Банкови сметки, а достъпа потвърждавате в банката си чрез PSD2 open banking. Достъпът е само за четене: eFirma не вижда данни от карти и не може да нарежда плащания. Поддържаме 15 банки в България и платежни доставчици като Revolut, Wise, Paysera и PayPal.

Трансакциите и балансите се обновяват автоматично и всяка трансакция получава категория, която можете да смените. В новия раздел „Плащания“ ги филтрирате по период, сума, категория и контрагент. За всяка трансакция eFirma предлага контрагента и документите, които най-вероятно ѝ съответстват, а Вие избирате кои да обвържете. Документът се отбелязва като платен или частично платен според сумата. В кои планове е включена банковата интеграция, вижте в цените.

Във формата за разход под сумите вече има „Допълнителна сума“: стойност, която се прибавя след ДДС и преди общата сума, без да променя данъчната основа и ДДС, с описание по избор и задължителна категория от целия сметкоплан. Стойността може да е и отрицателна, например при удържан данък. Сумата се показва в прегледа на разхода и в експорта на списъка с разходи, а AI сканирането я извлича от документа заедно с описанието ѝ.

Когато AI сканирането прочете документ, чийто получател по ЕИК или ДДС номер не е Вашата фирма, или в който Вашата фирма е доставчикът, над файла се показва предупреждение да проверите доставчика и получателя. Предупреждението се появява при нов разход, при редакция и при групово сканиране и не спира записването. Касови бележки и други документи без данни за получател не го предизвикват, а контрагент с ЕИК или ДДС номера на Вашата фирма вече не се предлага като доставчик.

Във формата за контрагент и при създаване на фирма вече можете да търсите в данните на Търговския регистър по име или ЕИК и да попълните данните с едно избиране. eFirma отбелязва фирмите, които са заличени, в ликвидация или в несъстоятелност.

При създаване или редакция на разход бутонът „Качи файл“ вече предлага и „Качи от телефон“. Сканирате QR кода с камерата на телефона, снимате или избирате снимки и PDF файлове и те се прикачат автоматично към разхода на компютъра.

Списъкът с разходи вече се филтрира по тип документ: фактура, кредитно известие, протокол, митническа декларация и други, включително от телефон. Филтърът се запазва в адреса на страницата, а експортът на списъка го следва.

Изпращането на фактури, проформи и известия по имейл през eFirma вече е част от платените планове. В безплатния план и в пробния период без карта документите се издават и свалят както досега, а периодичните фактури се издават, но не се изпращат автоматично.

За фирмите вече има един платен план, „Бизнес“, а за счетоводните кантори „Кантора“, който покрива и клиентите им без собствен план. Годишният абонамент включва два безплатни месеца. Плановете Standard и Pro вече не се предлагат, а настоящите им абонати ги запазват при същите условия. Смяната на план и период става от страницата на абонамента в eFirma, а допълнителните AI сканирания се купуват по брой и не изтичат. Подробностите са в цените.

В долния край на фактурите, проформите, известията и другите приходни документи вече има дискретен ред „Издадено с efirma.bg“ на езика на документа. Той се вижда в PDF файла, в прикачените по имейл документи и в архивите. Фирмите с платен план могат да го изключат от Настройки, Персонализация на документи.

Новата секция Счетоводна кантора събира клиентите Ви на едно място и Ви дава бърз поглед върху най-важното за всяка фирма: сканирания за преглед, просрочени вземания и задължения, приходи и разходи за текущия месец. Всяка стойност води директно към съответния списък при клиента. Можете да каните колеги по имейл и да определяте отговорници за отделните фирми. Достъпът до фирмата остава под контрола на клиента: заявявате го по ЕИК, а управителят избира дали да го предостави и с каква роля. За нов клиент можете да създадете фирма директно от кантората.

Когато един PDF съдържа няколко фактури, груповото сканиране вече ги разделя автоматично и създава отделен разход за всяка фактура със съответните ѝ страници. За всяка отделена фактура се използва по едно сканиране. Ако наличните сканирания не са достатъчни, останалите документи изчакват и могат да бъдат обработени след добавяне на нови. Ако качите такъв PDF в обикновен разход, eFirma Ви предупреждава, че е обработена само първата фактура, и Ви насочва към груповото сканиране.

Файлове и папки от модула Файлове можете да изпратите директно за групово сканиране, без да ги качвате повторно. Изберете ги и използвайте „Изпрати за групово сканиране“. eFirma автоматично пропуска неподдържаните и вече сканираните файлове, а от разпознатите документи създавате разходи както обикновено.

Категориите в eFirma вече могат да следват сметкоплана, с който работи Вашият счетоводител. В настройките, раздел Категории, изберете „Импортирай“ и качете файл със сметкоплан (CSV или Excel). Колоните се разпознават автоматично, независимо от подредбата им, а преди прилагането виждате преглед на всички промени. Ако някои от текущите категории вече са използвани, посочвате към кои категории от импорта да преминат съществуващите документи. Поддържат се сметки от клас 1 до 7, а за улеснение има и примерен файл за сваляне.

В модула Файлове вече можете да изтеглите няколко файла или цели папки наведнъж. Изберете ги и използвайте „Изтегли като ZIP“. Архивът запазва структурата на папките.

Вече можете да инсталирате eFirma на телефона или компютъра си: отворете приложението в браузъра и изберете „Инсталиране“ или „Добавяне към началния екран“. eFirma се отваря на цял екран, направо от иконата.

Документите, контрагентите и артикулите вече имат бутон „История“, който показва кой и кога е направил промяна, кои полета са променени и с какви стойности. Записват се и изпращанията по имейл, както и автоматичните действия на системата, например издаването на периодични фактури. История има и в настройките: за промените по фирмените данни, номерацията, банковите сметки, екипа и ролите.

Лентата с действия на страниците за преглед на документи е преработена: по-компактни бутони с групирано меню за допълнителните действия, така че работата от телефон е по-удобна.

Всеки контрагент вече има раздел „Допълнителна информация“, в който можете да записвате бележки: условия по договори, уговорки или друга важна информация. Ако използвате модула Файлове, към контрагента можете да прикачите и файлове, например договори, удостоверения и лицензи. Те се подреждат автоматично в отделна папка за всеки контрагент.

При добавяне на банкова сметка вече можете да изберете „Сметка в САЩ (без IBAN)“ и да въведете номер на сметка и routing номер (ABA). Данните се показват във фактурите на мястото на IBAN.

Когато изтриете фирма или своя акаунт, eFirma насрочва изтриването след 30 дни, вместо да изтрие данните веднага. Дотогава администраторите виждат датата в списъка с фирми и могат да възстановят фирмата, а при вход в акаунт, насрочен за изтриване, го възстановявате с един бутон. Получавате имейл при насрочването, напомняне 7 дни преди изтриването и потвърждение, ако го отмените. Платен абонамент се прекратява при насрочването и трябва да се поднови след възстановяване.

Ако издадете документ по погрешка, вече можете да го изтриете, стига да е последният в номерацията. Номерът му се освобождава и се използва за следващия издаден документ, така че в номерацията не остават пропуски. Работи за фактури, проформа фактури, кредитни и дебитни известия.

При създаване на документ, ако въведете име на артикул, който не е в номенклатурата Ви, вече е достатъчно да натиснете Tab или да кликнете извън полето. Артикулът се добавя автоматично като еднократен, без да се запазва в списъка с артикули.

Броячите над списъка с файлове (Готови, Обработване, Без данни, Грешка, Дубликати) вече работят и като филтри. Изберете статус, за да видите само файловете с него, например само тези с грешка.

В Групово сканиране и във Файлове вече можете да плъзнете и пуснете цяла папка с документи, вместо да избирате файловете един по един. Във Файлове се запазва и структурата на подпапките.

Към пагинацията на таблиците е добавена опция „Всички“, с която виждате всички резултати на една страница.

От менюто Експорт на страниците с приходни документи вече можете да свалите ZIP архив с PDF файловете на документите от списъка. Архивът отразява текущите филтри.

Вече можете да издадете фактура директно от проформа фактура чрез действието „Издай фактура“ в списъка с проформи и в самия документ. Всички данни от проформата се попълват автоматично в новата фактура. Двата документа остават свързани: във фактурата се вижда от коя проформа е издадена, а в проформата коя фактура е издадена от нея.

Анулираните приходни документи вече носят голям диагонален надпис „АНУЛИРАНА“, а при документ на английски „VOID“, както в прегледа в eFirma, така и на всяка страница на PDF файла.

Вече можете да маркирате банковите си сметки като активни или неактивни. Неактивните сметки не се показват при създаване на нови документи, но остават видими в съществуващите документи, в които вече са използвани.

Вече можете да закупите допълнителни пакети сканирания, когато месечната Ви квота не е достатъчна. Закупените сканирания се добавят към текущия Ви баланс, не изтичат в края на месеца и се използват автоматично, след като изчерпате месечната квота. Пакетите са в настройките, раздел AI сканирания.

Всяка новосъздадена фирма в eFirma започва автоматично с 14 дни безплатен пробен период на платен план, без банкова карта. Фирмите, които дотогава не бяха имали пробен период, също получиха 14 дни, за да изпробват новите възможности.

Списъкът с фирмите Ви вече е таблица с търсене, а в менюто за смяна на фирма можете да търсите по име, вместо да превъртате целия списък.

Вече можете да създавате периодични фактури, които се издават автоматично по зададени от Вас правила.

При качване на файлове за групово AI сканиране eFirma автоматично открива вече качените файлове и ги маркира като дубликати, за да избегнете повторна обработка и ненужно изразходване на сканирания.

Страницата за управление на абонамента е обновена с по-ясна информация за текущия план, следващото плащане и възможност за сравнение на плановете.

Когато създавате нов разход, eFirma проверява дали вече съществува документ със същия номер от същия доставчик и Ви предупреждава, за да предотврати двойно въвеждане.

Вече можете да валидирате норвежки ДДС номера (MVA) директно от eFirma чрез официалния регистър на Норвегия (Brønnøysundregistrene), по същия начин, по който работи VIES проверката за ЕС.

Вече можете да редактирате данните на контрагент директно от формата за фактура или разход, без да напускате текущата страница.

Обновихме филтрите над таблиците, за да са по-ясни, по-удобни и по-бързи за работа при търсене и сортиране.

При добавяне на разход вече можете да въведете произволен ДДС процент директно в документа. AI сканирането също разпознава различните ДДС проценти и ги попълва автоматично в разхода.

Вече можете да избирате префикс директно при създаване на фактура, проформа или ваучер. Ако имате повече от една номерация за даден тип документ, виждате падащо меню за бърз избор. Всички номерации са на едно място в настройките, а съществуващите документи остават без промяна.

Абонаментите се таксуват в евро, като цените остават същите. Цените на артикулите са превалутирани от левове в евро по официалния курс 1 EUR = 1.95583 BGN, банковите сметки са прехвърлени към евро, а сумите на таблото се показват в евро. Добавихме и опция за двойно обозначаване на сумите в левове и евро в настройките за персонализация на документи. По подразбиране тя е изключена, защото според ЗВЕРБ двойното обозначаване не се прилага за фактури, известия към фактури и протоколи.

При добавяне на българска банкова сметка е достатъчно да въведете IBAN: името на банката и BIC/SWIFT се попълват автоматично. ДДС номерът се попълва автоматично, когато е въведен валиден ЕИК. В падащите менюта вече се вижда пълният текст на опциите.

Добавихме допълнителни проверки при извличането на данните на доставчика. Отстранихме проблем с разчитането на документи в редки валути: поддържаме всички валути без изключение. При групово сканиране вече можете да изтриете отделен резултат направо от страницата за създаване, без да се връщате към списъка.

От списъка с фирмите Ви вече можете сами да напуснете фирма, в която сте член на екипа. Достъпът Ви до нея се прекратява веднага, а документите и данните на фирмата остават непроменени.

Качвате цяла папка с документи или избрани файлове наведнъж. Изкуственият интелект на eFirma разпознава и извлича данните от всеки документ, а Вие преглеждате резултата и с едно кликване създавате разход. Данните могат да се експортират в PDF, CSV или Excel.