Как да настроя периодична фактура?

Периодичната фактура е шаблон за фактура, която издавате редовно, например за месечен абонамент, наем или поддръжка. Задавате клиента, редовете и графика веднъж, а на всяка дата от графика eFirma издава нова фактура и, ако искате, я изпраща на клиента по имейл.

Периодичните фактури са включени в плановете Бизнес и Кантора, както и в пробния период. На плана Free не са включени. Клиент, покрит от абонамента на счетоводна кантора, също няма периодични фактури.

Как да създадете периодична фактура

1. Отворете Периодични фактури под Приходи в менюто и натиснете Нова периодична фактура.
2. В картата График на издаване задайте кога да се издава фактурата, както е описано в следващия раздел.
3. Под нея изберете Клиент и добавете редовете, както в обикновена фактура. Ако имате няколко номерации, изберете номерацията с Смени префикс.
4. Натиснете Запази.

Ако Първо издаване е днешната дата, при запазване се отваря прозорецът Издаване на фактура. С Продължи периодичната фактура се създава и първата фактура се издава веднага.

Създаването и промените на периодични фактури изискват правото Редактиране на приходи.

Как да зададете графика

• Повтаряй всеки: въведете число и изберете Ден, Седмица, Месец или Година. Например 3 и Месеца означава фактура на всяко тримесечие.
• Първо издаване: датата на първата фактура. Не може да е в миналото. От нея зависи и денят от месеца: ако първото издаване при месечен график е на 31-во число, в по-кратките месеци фактурата се издава на последния им ден.
• Срок: Безсрочно, До определена дата (въведете Крайна дата) или След брой издавания (въведете колко фактури в полето Издавания).
• Падеж на плащане (в дни): след колко дни от издаването е крайният срок за плащане. По подразбиране е 14. Ако оставите полето празно, фактурите са без краен срок за плащане.

Под полетата е датата на Следващо генериране. Виж пълния график отваря календар със следващите до 15 дати на издаване.

Текст, който се сменя с датата

В наименованието на всеки ред и в бележките можете да вмъкнете поле, което се попълва според датата на съответната фактура. Натиснете бутона { } в края на реда или Вмъкни поле над Бележки и изберете поле. Под полето виждате как ще изглежда текстът в следващата фактура.

• {дата}: датата на издаване, например 01.11.2026;
• {месец}: месецът и годината, например 11.2026;
• {месец_с_думи}: месецът с думи, например ноември 2026;
• {година}: годината.

{месец-1}, {месец+1}, {месец_с_думи-1} и {година-1} дават предишния или следващия месец и предишната година. Например ред „Абонамент за {месец_с_думи}“ във фактурата от 1 ноември 2026 г. става „Абонамент за ноември 2026“.

Как да изпращате фактурите по имейл

1. В картата График на издаване включете Изпращане по имейл.
2. В Имейл адрес е имейлът на клиента. С Добави получател добавяте още адреси, общо до 5.
3. В Имейл за отговори въведете адреса, на който да пристигат отговорите на клиента.
4. Проверете Относно и Съдържание. С Вмъкни поле добавяте {номер}, {клиент} и {фирма}, които се попълват при изпращането, както и полетата с дата.

Преглед на имейла показва как ще изглежда имейлът със следващата фактура. Фактурата се прикачва към него като PDF файл.

Изпращането по имейл е включено в плановете Бизнес и Кантора, но не и в пробния период без добавена карта. Тогава под Изпращане по имейл пише „Изпращането на фактури по имейл изисква платен абонамент. Дотогава те се издават, но не се изпращат.“ Фактурите продължават да се издават по графика, но не се изпращат по имейл.

Какво става на всяка дата от графика

На всяка дата от графика eFirma издава нова фактура по шаблона:

• номерът е следващият свободен от избраната номерация;
• датата на издаване и датата на данъчно събитие са датата от графика, а крайният срок за плащане е толкова дни по-късно, колкото сте задали;
• полетата като {месец} се попълват според тази дата;
• при фактура във валута, различна от основната на фирмата, курсът е към датата на издаване, както при обикновена фактура.

Новата фактура има статус „Издадена“, а когато се изпраща по имейл, „Изпратена“. Виждате я в Приходи и в картата Генерирани фактури на страницата на периодичната фактура. Когато срокът изтече или бъде издадена последната фактура, периодичната фактура става „Завършена“ и нови фактури не се издават.

Пауза, промени и изтриване

В Периодични фактури списъкът показва Получател, Повтаряй всеки, Следващо генериране, Сума и Статус: „Активна“, „Паузирана“ или „Завършена“. Можете да го филтрирате по Контакт, Статус и Период.

Действията са в менюто с трите точки на реда, а на страницата на периодичната фактура са горе над нея:

• Паузирай: докато периодичната фактура е на пауза, не се издават фактури.
• Възобнови: пропуснатите по време на паузата дати не се издават със задна дата, а следващата фактура е на първата дата от графика след днешния ден. Ако междувременно крайната дата е минала или всички фактури вече са издадени, периодичната фактура става „Завършена“.
• Редактирай: след първата издадена фактура клиентът и Първо издаване не могат да се променят, а промените важат само за следващите фактури. Ако с новите настройки срокът вече е изтекъл, при запазване eFirma Ви предупреждава, че периодичната фактура ще бъде завършена. Завършена периодична фактура не може да се редактира.
• Изтрий: потвърдете с Изтрий. Вече издадените фактури остават в Приходи.

Когато абонаментът приключи

Ако абонаментът приключи и фирмата премине на плана Free или към абонамента на кантора, която я покрива, активните периодични фактури се поставят на пауза и нови фактури не се издават. Същото става, когато пробният период приключи без абонамент. Вече издадените фактури остават. Периодичните фактури можете да възобновите, след като отново активирате Бизнес или Кантора, както е описано в статията за плановете и абонамента.