Запознайте се с основните понятия и документи, свързани с приходите на една компания. В тази статия ще разгледаме какво представляват те, как се документират и защо правилното им управление е ключово за успеха на бизнеса.
Общият оборот от продажби за определен период от време формира приходите на фирмата. Поради разнообразието в начините на сключване на сделки, методите на плащане и типовете клиенти, съществуват и различни документи, удостоверяващи тези вземания.
Фактурата като основен приходен документ
Фактурата е основен финансов документ, който се използва при извършване на продажби на стоки и услуги. Тя може да бъде издавана както на юридически, така и на физически лица. Процесът на издаване на фактура преминава през няколко ключови стъпки, които трябва да бъдат спазени, за да отговаря документът на законовите изисквания.
Задължителни данни за фактурата
На първо място, е необходимо да бъдат попълнени данните на доставчика и на получателя - име, адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС. Разбира се, сред задължителните реквизити е и сумата на сделката, включително данъчна основа и ДДС.
Данъчната ставка трябва да е видима и в процент – 20%, 9% или 0%, като когато ставката е нулева или данъкът се дължи от получателя, е необходимо да се добави основание за прилагането на нулева ставка или неначисляване на данъка.
Задължително е да бъдат описани количеството и вида на стоката, вида на услугата, както и техните единични цени. Описанието трябва да бъде на български език, а за чуждестранни клиенти се издава версия и на чужд език.
Трябва да се попълнят също така датата на данъчното събитие, което представлява моментът на извършване на услугата или доставката на стоката, както и датата на издаване на фактурата, която обикновено съвпада с текущия ден, но може да бъде до 5 дни след датата на данъчното събитие.
Номерът на фактурата трябва задължително да следва последователна номерация без пропуски. Допуска се използването на префикс, но номерът винаги трябва да съдържа 10 арабски цифри.
Друг важен, но не задължителен елемент е крайният срок за плащане, който се определя спрямо договорените условия между страните. След промени в чл.303а, ал.1 от Търговския закон, този срок не може да надвишава период от 60 дни. Изключение от ограничението се допуска само в случаите „когато това се налага от естеството на стоката или услугата или по друга важна причина, ако това не представлява явна злоупотреба с интереса на кредитора и не накърнява добрите нрави“. Aĸo нe e yгoвopeн cpoĸ зa плaщaнe, пapичнoтo зaдължeниe тpябвa дa бъдe изпълнeнo в 14-днeвeн cpoĸ oт пoлyчaвaнe нa фaĸтypa или нa дpyгa пoĸaнa зa плaщaнe.
Не бива да забравяме да включим и начина на плащане, както и необходимите детайли свързани с него, например данни за банковата сметка в случай на банково плащане и др. За приемана не плащания в брой, е задължително използването на фискално устройство и издаването на касова бележка.
Фактурата не само служи като средство за отчетност, но и гарантира прозрачност в търговските взаимоотношения. Коректното ѝ издаване е от съществено значение както за бизнеса, така и за контролните органи.
С efirma.bg може да издавате документи бързо и удобно! Ние ще ви помогнем със задължителните реквизити и изисквания.
А ако планирате да създадете своя фирма или наскоро сте регистрирали такава, може да се запознаете и с 5 съвета за стратегическо управление на финансите за малки и средни компании, които ще са ви полезни относно създаването на финансов план, оптимизация на паричния поток и следене на KPIs.
Работа с чуждестранни клиенти и валути
Когато бизнесът работи с клиенти и доставчици от различни държави, е важно документите да бъдат разбираеми и съобразени с валутата, в която се извършва плащането. Фактурите и другите счетоводни документи, издадени директно в чуждестранна валута, премахват нуждата от допълнителни изчисления и намаляват риска от грешки при превалутиране. Според българското законодателство, ако плащането е в чужда валута, то приходният документ следва да отразява еквивалентната сума в български лева при конвертиране на валутата по официалния курс на БНБ към датата на издаване на документа.
Английският език е най-разпространеният в света на бизнеса. Повечето международни компании използват английски като основен език за комуникация, договори и счетоводни документи. Когато фактурата или друг важен документ е издаден на английски, това намалява възможността за неразбирателство и ускорява процеса на одобрение и обработка. Затова в efirma.bg предлагаме тази възможност автоматично, както и превалутирането по официален курс на БНБ за деня.
Проформа фактура и други приходни документи
Предшестващият документ на фактурата оригинал обикновено е проформа фактурата. Тя има законовата сила на оферта, т.е. не подлежи на включване към официалните приходи на компанията и затова не влияе на финансовия резултат. Целта на проформата е да покаже максимално точно какви биха били условията на предложената сделка. След като клиентът се съгласи с тях и направи плащане, доставчика, има задължение да издаде оригинална фактура в рамките на 5 дни, която вече е официален данъчен документ. Поради тази причина проформата има същия вид и съдържа същите данни каквито фактурата, с изключение на наименованието и поредния номер, които се различават. В efirma.bg за удобство е добавена опция за издаване на фактура оригинал от избрана проформа.
Други често използвани приходни документи са кредитното и дебитното известие. Тъй като вече веднъж издадена, фактурата не може да бъде променяна, ако се наложи корекция на стойността ѝ, това се случва чрез издаване на кредитно известие (за намаляване на стойността) или дебитно известие (за увеличаване на стойността). Срокът за издаване на известия е не по-късно от 5 дни от възникване на съответното обстоятелство - изменение на данъчната основа или разваляне на доставката. Посочените по-горе правила за фактурата са валидни и за известията към нея.
Управление на приходите
Какво означава да управляваме нашите приходи? Разбира се, всяка фирма се стреми към увеличаване на обема на своите приходи, което е напълно нормално, тъй като те са базата за образуването на печалба и извличането на финансова полза за дружеството и всички физически лица, свързани с него - собственици или работници.
Освен всеизвестните фактори като високо качество на продукта / услугата и оптимална маркетингова стратегия за достигане на правилната таргет група има още много други компоненти, които неизбежно влияят върху ефективното управление на приходите. От голяма важност за клиента е съотношението между цената и стойността, която получава в резултат на дадена покупка. Докато за доставчика ключовото съотношение е между продажната цена и разходите, които той е извършил за набавянето на стоката или предоставянето на услугата.
Важно е при търговията със стоки да се намери подходящ начин да отчитане не само на доставната цена на дадения продукт, но и на останалите фирмени разходи, които участват в цялостния процес, вкл. транспорт, оперативни разходи, др., за да се определи разумен марж спрямо продаденото количество, който да удовлетворява максимално нуждите на двете страни.
Друг ключов аспект от управлението на приходите е проследяването на тяхната събираемост и процента задлъжнялост. Навременното напомняне за очакване на забавено плащане е от изключително значение за успешното събиране на фирмените вземания. Това влияе не само на паричните потоци във фирмата, но и върху данъчните задължения.
Всички знаем, че трябва да платим корпоративен данък или т.нар. данък печалба, който накратко казано зависи от разликата между приходите и разходите. Но е по-малко известен фактът, че при изтичане на определен давностен срок - от 3 до 5 години (в зависимост от типа вземане) от момента, в който то е станало изискуемо, има право да се използва за данъчни цели и с него да намалим печалбата, респективно и данъкът върху нея. Логично е след като веднъж има платен корпоративен данък, но се приеме, че това вземане е несъбираемо и няма да бъде получено от дружеството никога, да съществува право за приспадане на данък в бъдеще.
Управлявайте лесно приходите си с efirma.bg
Издаването на различни видове приходни документи – фактури, проформи, кредитни и дебитни известия – никога не е било по-лесно! С efirma.bg можете не само бързо да създавате и изпращате документи, но и да следите развитието на бизнеса си чрез визуални анализи и детайлна информация относно обема и тенденциите на приходите и разходите. Интерактивните инструменти улесняват проследяването на финансовите показатели, а възможността за експорт на данни осигурява допълнителна гъвкавост.
С efirma.bg можете:
- Да издавате професионални фактури с всички необходими настройки, включително ДДС и различни валути.
- Да изпращате документи на вашите клиенти директно по имейл за по-бърза и лесна комуникация.
- Да следите тенденциите във финансите си чрез графично представени анализи и детайлни разбивки.
Регистрирайте се сега напълно безплатно и тествайте всички функционалности на платформата, която ще оптимизира управлението на финансите ви!