Добре дошли
eFirma е счетоводна платформа, която предлага множество възможности за бизнеса - издаване на различни видове приходни документи и изпращането им на клиенти, въвеждането на фирмените разходи, различни справки и експорти на данни, съхранение на фирмени файлове, графична визуализация на актуалното финансово състояние на дружеството и още много други.
При регистрация в платформата се изисква въвеждането на основни данни – име, фамилия, имейл и парола. Тъй като е възможно потребителят да има една или повече фирми, чак след първоначалната регистрация се въвеждат данните на дружеството/-ата. Те включват следната информация – име, ЕИК, ДДС номер (ако фирмата е регистрирана по ЗДДС и има такъв), базова валута (тази валута се ползва като основна в справки и документи, в които е необходимо превалутиране към единна валута), адрес на регистрация. Има опция за попълване на данните на български и на английски език, което е от голямо удобство при работа с чужди партньори. Всяка част от попълнената информация може да се редактира на по-късен етап с изключение на базовата валута.
Ако паролата за вход бъде забравена, има възможност за нулиране чрез изпращане на линк по имейл.
Управлението на няколко фирми е съвсем лесно. Избира се фирмата, с която потребителя иска да работи в конкретния момент, от бутона горе вляво и цялата информация с всички функционалности, които се виждат и могат да се ползват, се отнасят само към избраната фирма. Не е възможна работата с повече от една фирми едновременно. Това е така, за да се намалят шансовете от объркване и грешки по невнимание. За момента няма възможност за консолидиранни справки и отчети.
Платформата поддрържа български и английски език.
Настройки
Има възможност за персонализиране на настройките.
Първата секция в тази част обхваща основаната информация за фирмата, изисквана при регистрацията, както и логото ѝ, което може да се добави към дизайна на издаваните документи. Там е мястото, от което може да се редактират данните на фирмата, както и мястото, от което тя може да бъде окончателно изтрита. Това действие е необратино и възстановяването ѝ на по-късен етап е невъзможно.
Втората секция от настройките е отделена за персонализиране на номерацията на основните приходни документи, а именно фактура, кредитно и дебитно известие. Може да се добави префикс на номера или да се посочи стартов номер различен от посочения по подразбиране, но е важно всички документи да спазват поредност без пропуски.
Третата секция е за фирмените банкови сметки. За да се добави нова сметка се попълват – наименование (то се ползва само за вътрешна употреба), име на банка, IBAN, валута, BIC. Има опция за редакция и изтриване. Данните на попълнените банкови сметки се използват за допълнителна информация относно начина на плащане на приходните и разходните документи. Един от всички IBAN-и се определя за основен, което означава, че той първи се предлага по подразбиране на потребителя, когато се налага да се избере банкова сметка.
Четвъртата секция от настройките касае данъците, които се начисляват на или от фирмата, т.е. тези данъци, които участват по някакъв начин в приходните и разходните документи. Това най-често е ДДС, който в България към момента има следните ставки – 20%, 9%, 0%. Тъй като платформата може да се ползва и в други държави, а и за да има максимално голяма гъвкавост за потребителя, има възможност да се добавят свободно всякакъв вид данъци. Нужно е само да се посочи име и ставка (%) на съответния данък.
Пета секция отговаря за структурата на категориите, в които се разделят всички приходи, разходи и дълготрайни активи на фирмата. За момента няма отделна част в платформата свързана с активите на фирмата, но в следващата версия, ще бъде добавена. Засега само част от покупките ще могат да бъдат категоризирани по този начин. Основната структура на категориите е създадена по подразбиране от нас, за да отговаря на световните счетоводни стандарти, но всички подкатегории могат да бъдат променяни/добавяни от потребителя спрямо специфичните нужди на неговия бизнес. За създаване на една подкатегория трябва да се попълни – име (на български, а по желание и на английски език), счетоводна сметка (попълнена е по подразбиране според българския национален сметкоплан, но може да се промени и на база предпочитанията на счетоводителя), категория и описание. Подкатегориите могат да се редактират по всяко време и да се изтриват, ако вече не са използвани в някой документ. Данните от категориите и подкатегориите в последствие ще бъдат ползвани за по-качествен експорт към счетоводството, изготвяне на финансови отчети, амортизационен план и инвентаризационен опис, както и други видове справки по видове приходи, разходи и активи, които биха били от голяма полза за потребителя.
Шестта секция е отредена за потребителите и техните роли. Достъп до базата на дадена фирма могат да имат няколко различни потребителя, които да бъдат както с равни, така и с различни права, което се определя чрез избраната за тях роля. При първоначална регистрация има автоматично подготвени два вида роли - управител и счетоводител. Няма ограничения в максималния брой и при двете, но задължително трябва да има поне един потребител с роля "управител". Управителят има пълни права, докато счетоводителят има ограничени права, свързани предимно с потребностите на счетоводството. По този начин управителят може да предостави споделен, но все пак ограничен, достъп на своя счетоводител. Покупката на по-висок план предоставя опция за създаване на персонализирани роли, при които зададените права са изцяло специфични според нуждите на бизнеса.
В последната седма секция се намира информацията за абонамента. Описани са всички планове, предлагани от eFirma с техните условия и цени. Оттам може да промените плана си, да прекъснете абонамент, както и да откриете хронологично подредени всички получени досега фактури за извършените от Вас плащания. Права за промени и достъп до тази секция имат само потребителите с роля "управител".
Файлове
Фирмените файловете могат да бъдат от най-различно естество - договори, досиета на персонал, годишни финансови отчети, ведомости, пълномощни, банкови извлечения и много други.
Файловете могат да се преименуват, да се местят лесно по папки, да се свалят локално или да се прегледа съдържанието им отваряйки ги в платформата. Също така от тях директно може да се създаде нов разход. Това означава, че се отваря формата за създаване на разход, към която файлът автоматично е прикачен и потребителят с помощта на AI или ръчно остава да попълни необходимата информация и да запази разхода.
В секцията за файлове потребителят може да създаде най-удобната за него йерархия от папки и подпапки, за да организира и подреди всички важни фирмени документи. До това пространство ще имат споделен достъп - управителя, счетоводителя и всеки друг със съответните права, което облекчава значително кореспонденцията, спестявайки много време от търсенето на прикачени файлове сред многожество имейли и/или повторното им изпращане. Освен това се гарантира сигурно съхрание и безопастност на информацията.
Контакти
Контактите представляват съвкупност от всички клиенти и доставчици, с които работи фирмата.
Информацията, която се съхранява за всеки един контрагент е име на лицето, ЕИК/Булстат, ДДС номер (ако има такъв), имейл адрес (той се използва при изпращнето на документи онлайн), валута (тя се използва по подразбиране при издаване на документ), адрес, както и някои допълнителни настройки, които служат за стойности по подразбиране при генериране на документ. Те включват : език на документите, към момента избора е между български и английски; допълнителни бележки към документите; основание по ЗДДС – тъй като според българското закондателство, ако на един приходен документ не е начислен ДДС е задължително да се посочи законовото основание за това и то много често може да бъде едно и също за дадения партньор. Идеята на всички тези настройки по подразбиране е, че дават възможност на потребителя да попълни информацията еднократно и след това тя автоматично да се попълва на всеки документ без да се изисква допълнително усилие от негова страна.
Всеки контакт има опция за редакция и изтриване като последното няма да повлияе по никакъв начин на издадените/въведените вече документи, които са свързани с контакта.
Артикули
Артикулите са всички стоки и услуги, които предлага фирмата и участват в приходните докумени.
При създаване на нов артикул се изисква да се попълни – наименование (има възможност да се впише на български и на английски език, за да се ползва при превода на чуждестранните документи), цена в базова валута (зарежда се по подразбиране при издаване на документ, но може да бъде променена според нуждите на конкретната сделка), мерна единица (избира се еднократно и не може да се променя при издаване на документ, тъй като това би затруднило и объркало справките, при които се изисква сумираното количество на даден артикул за определен период), категория (на база нея всички артикули от този тип ще бъдат причислявани към определения вид приходи/разходи при бъдещи справки, експорти и финансови отчети). Могат да бъдат редактирани или изтрити по всяко време. Свързаната с тях информация, която е била изпоплзвана във вече издадени документи ще остане същата и няма да бъде повлияна от промените.
В бъдеще ще бъдат разработени складов и производствен модул, което ще разшири значително възможностите за работата с артикули, а това от своя страна ще позволи на занимаващите се с производство и стоки също да използват платформата за всички потребности на бизнеса си. За момента основният ни фокус е секторът на услугите, чиито нужди могат да бъдат изцяло покрити от разработените до момента функционалности.
Графики
Графиката, която се визуализира на началния екран при вход показва моментното финансово състояние на компанията - кратко резюме на приходите, разходите и дълготрайните активи, както и образувалия се на база тях финансов резултат за разглеждания период. Печалбата или загубата се сформира най-просто казано като от приходите извадим разходите, но има тънкости, които трябва да се вземат предвид при изчислението, когато сумата се използва за определяне на корпоративен данък и други счетоводно-данъчни цели. В предоставения вид графиката може да се използва като ориентир относно посоката, в която се движи компанията. В сектора на услугите показания резултат в най-голяма степен, но отново не изцяло, се доближава до реалния такъв, докато при търговия със стоки и производство, нещата са значително по-сложни и към момента не са поддържани от платформата.
В графиките по-долу може да се види какво е съотношението на различните приходи и разходи според техните категории. Така много по-лесно може да се открие кое е най-значимото перо разходи и къде да се насочат усилията за оптимизация. Аналогична е ситуацията с приходите. Ако някоя категория приходи изостава, може да се помисли в посока на стимулиране на продажбите и на какво се дължи разликата с останалите.
Освен по категория, може да се види съотношението на приходите и разходите, също и по статус. Така лесно може да се следи дали всички приходни документи са били изпратени на клиентите, дали има просрочия, за които трябва да се погрижим или има прекалено много несъбираеми вземания, което от своя страна води до размисли за промяна на подбора на партньорите. Също е от полза за проследяването на разплащанията с доставчици, дали има забравени или просрочени задължения.
Информацията от графиките би била полезна за анализ и насоки при взимането на управленски решения и промени в бизнес стратегиите.