Как да работя с файловете на фирмата?

Раздел Файлове е общото място за документите на фирмата: договори, справки, сканирани документи. Подреждате ги в папки и всеки с достъп до раздела ги намира на едно място. В описанието на плановете разделът се нарича eFirma Drive.

Място за файлове според плана

В плана „Бизнес“ разполагате с 10 GB. В плана „Кантора“ 50 GB са общи за фирмата на кантората и за клиентските фирми без собствен план, които кантората покрива. Колко място е заето, виждате под менюто вляво на страницата Файлове. Файловете в кошчето не се броят. Когато мястото свърши, качването спира, докато не изтриете файлове.

В плана Free разделът не е включен: страницата Файлове показва „Тази функционалност изисква платен абонамент.“ с линк Надградете плана си, а бутоните за качване и за нова папка са неактивни. Ако фирмата премине от платен план на Free, файловете в папките не се изтриват, но могат да се отварят отново едва на платен план.

Как да качите файлове и папки

1. Отворете Файлове от менюто.
2. Отворете папката, в която искате да качите файловете. Основната папка е Фирмени файлове.
3. Натиснете Качи файл и изберете един или няколко файла.

Можете и да плъзнете файлове или цели папки, заедно с подпапките им, от компютъра си върху списъка. Ако там вече има папка със същото име, двете се обединяват, без да се дублират файлове с еднакво име. Всеки файл може да е до 50 MB.

Как да създадете папки

1. Отворете папката, в която да бъде новата папка.
2. Натиснете Нова папка.
3. Въведете Име на папка и натиснете Запази.

Ако често създавате една и съща структура от папки, запазете я като шаблон:

1. Натиснете стрелката до Нова папка и изберете Нов шаблон.
2. Въведете Име на шаблона и в полето Папки напишете по една папка на ред. Ред, отместен навътре с интервали, става подпапка на реда над него.
3. Натиснете Запази, а след това Създай папките.

Папките се създават в отворената папка, без да се дублират вече съществуващите. Шаблонът се вижда само от Вас и можете да го използвате във всяка фирма, до която имате достъп.

Как да преместите, преименувате или изтриете файл

В края на всеки ред има меню с три точки, от което изтегляте, преименувате, премествате или изтривате файла. При преименуване разширението на файла (например .pdf) остава същото. За няколко файла наведнъж ги отбележете вляво и използвайте бутоните над списъка.

Любими, последно добавени и търсене

Изберете Добави в любими от менюто на файл или папка, за да ги намирате бързо в Любими в менюто вляво. Списъкът с любими се вижда само от Вас. В Последно добавени са последните 50 качени файла. За да намерите файл по име, пишете в полето Търси файлове... най-горе на страницата.

Файловете към контактите и документите

Файловете, които прикачите към контакт (поле Прикачени файлове в Допълнителна информация на контакта), се появяват в Контакти в менюто вляво, в отделна папка за всеки контакт. Тези папки не могат да се преименуват или местят, а изтриването им не изтрива контакта.

Файловете, прикачени към разход или друг приход, се пазят в самия документ: не се показват във Файлове и не заемат от мястото Ви. Ако от менюто на файл изберете Създай нов разход, новият разход получава копие на файла, а оригиналът остава на мястото си.

Как да възстановите изтрит файл

Изтритите файлове и папки отиват в Кошче и остават там 30 дни, след което се изтриват окончателно.

1. Отворете Кошче от менюто вляво на страницата Файлове.
2. Отбележете файловете или папките, които искате да върнете.
3. Натиснете Възстанови.

Възстановените файлове и папки се връщат там, откъдето са изтрити, а папките на контакти се връщат във Фирмени файлове. С Изпразни кошчето изтривате окончателно всичко в кошчето.