Всяка фирма – независимо дали е новостартиращ малък бизнес или вече утвърдена компания – рано или късно стига до въпроса „Как правилно да назнача и управлявам своя персонал?“. Изборът на подходящ договор, познаването на нормативната уредба и правилното планиране на работното време са от ключово значение не само за законосъобразността на дейността, но и за здравословната работна среда, информираността и мотивацията на екипа, както и за контрола върху разходите.
В този подробен гайд разглеждаме основните видове договори, правилата за назначаване и какво точно означава "сумирано работно време". Останете до края.
Видове договори – какво, кога и защо
1. Трудов договор – основата на всяко работно правоотношение
Трудовият договор е най-разпространената форма за наемане на персонал в България и гарантира определени права и задължения както за служителя, така и за работодателя. Сключва се в писмена форма и задължително съдържа данни за страните, длъжността, работното време, възнаграждението и други основни условия.
Основни видове трудови договори:
- Безсрочен трудов договор
Това е стандартната и предпочитана форма на заетост. Договорът няма фиксиран краен срок и осигурява стабилност, дългосрочна перспектива и по-голяма сигурност както за работника, така и за работодателя. Подлежи на прекратяване с предизвестие или по взаимно съгласие. - Срочен трудов договор
Сключва се за конкретен период от време – максимум до 3 години, и се използва основно когато:- работата е временна по своя характер;
- служителят замества отсъстващ титуляр;
- се изпълнява проект със срок на изпълнение.
Срочните договори могат да се подновят до три пъти със същото лице за една и съща работа. След това, по закон, следва да се премине към безсрочен трудов договор, освен ако няма обективна причина за обратното. - Договор със срок за изпитване
Обикновено се сключва в полза на работодателя за срок до 6 месеца, като през този период работодателят може да прекрати договора във всеки момент без да е необходима обосновка от негова страна. Това е удобна форма при подбор на персонал, когато работодателят иска да тества реалните качества и поведение на служителя на място. - Непълно работно време
Това е гъвкава форма на заетост, при която служителят работи по-малко от стандартните 8 часа на ден или 40 часа седмично. Работодателят може да предложи:- постоянно непълно време (например 4 часа/ден),
- временно намалено работно време, при спад в обема на работа,
- гъвкаво работно време, съчетано с отчитане на сумирано работно време.
Служителите на непълно време имат същите трудови права (отпуски, болнични, социално осигуряване), но на пропорционален принцип. Тази форма е особено полезна за:- студенти и хора с допълнителна заетост;
- работещи родители;
- пенсионери, които продължават да бъдат активни;
- сезони и дейности с частична натовареност.
2. Граждански договор – за конкретна услуга
За разлика от трудовите договори, гражданските договори не създават трудово правоотношение по смисъла на Кодекса на труда. Те се сключват по реда на Закона за задълженията и договорите (ЗЗД) и се използват при възлагане на конкретна услуга или резултат, без да се включват в организационната структура на фирмата.
Основни видове граждански договори:
- Договор за изработка
Сключва се, когато се възлага изпълнение на точно определен резултат – продукт, услуга или решение. Най-често се използва в сфери като:- графичен/уеб дизайн,
- писане на съдържание,
- изработка на софтуер или приложение,
- разработка на рекламна кампания.
Работодателят (възложителят) не контролира как се извършва дейността – интересува го крайният резултат. Заплащането се извършва след приемане на работата. - Договор за поръчка
Този договор е подходящ, когато се възлага извършване на действия от юридически или организационен характер, например:- посредничество при сделки,
- организиране на събитие или конференция,
- предоставяне на консултантска услуга.
Изпълнителят действа самостоятелно, носи отговорност за добросъвестното изпълнение и може да използва свои подизпълнители (освен ако не е уговорено друго).
Граждански ≠ трудов договор
Въпреки че на пръв поглед гражданският договор изглежда по-гъвкав и „по-лесен“, той не може да замества трудов договор, когато има налице:
- фиксирано работно време,
- постоянна подчиненост и контрол от страна на работодателя,
- изпълнение на длъжност в структурата на фирмата.
Инспекцията по труда (ГИТ) извършва редовни проверки и при установено прикрито трудово правоотношение под формата на граждански договор, налага глоби до 15 000 лв., включително задължение за възстановяване на осигуровки със задна дата.
Подходящи случаи за граждански договори:
- Проекти с ясно начало и край;
- Възлагане на външни специалисти за еднократна услуга;
- Консултанти, които не работят само за една фирма;
- Хора със свободни професии (копирайтъри, програмисти, преводачи и др.).
Какво е сумирано работно време?
Това е режим на организация на работното време, който позволява неравномерно разпределение на работните часове в рамките на определен период. Прилага се често в сектори с интензивна, циклична или дежурна заетост – търговия, транспорт, охрана, производство, логистика.
Основни характеристики:
- Максимална продължителност на смяна: до 12 часа на ден (чл.142, ал.4 от КТ).
- Максимум на седмична заетост: не повече от 56 часа.
- Отчетен период: от 1 до 4 месеца, като с КТД или Наредба може да се удължи до 12 месеца.
- Почивка: задължително се осигурява минимум 36 часа непрекъсната междуседмична почивка, а между смените – поне 12 часа почивка (чл.152 и чл.153, ал.2 от КТ).
- Съставяне на графици: работодателят е длъжен да изготви график съобразно чл. 139а, ал. 4 от КТ за целия период, поне 1 седмица предварително.
- Документиране: необходимо е писмено въвеждане на режима чрез заповед или включване в индивидуалния трудов договор.
- Нощен труд: Положеният труд за времето от 22:00ч до 06:00ч се приема за нощен труд и правилата за него за описани в чл. 140 и чл.140а от КТ.
- Официалните празници: За работа през дните на официалните празници се заплаща според уговореното, но не по-малко от удвоения размер на трудовото възнаграждение (чл. 264 от КТ).
Пример: Много често този вид организация на труда се използва при магазини с по-дълго работно време, напр. от 07:00 до 22:00ч – общо 15 часа на ден. В този случай е невъзможно да работи само един човек на трудов договор, тъй като максималната продължителност на работна смяна е 12ч на ден. Освен това между смените трябва да има 12 часа почивка, т.е. по закон не може служителят затворил магазина в 22ч да го отвори в 7ч на следващия ден.
Какви са правилата при назначаване?
Назначаването на нов човек в екипа не се изчерпва с това „да подпишем един договор и да започне работа“. То включва няколко стриктно регламентирани стъпки, които гарантират законосъобразност, прозрачност и добра организация – особено когато става дума за трудов договор.
1. Подготовка на документацията
Преди сключване на договор е необходимо да бъдат събрани и подготвени няколко ключови документа и параметри:
- Лични документи на кандидата – копие от лична карта, диплома за завършено образование и/или удостоверение за квалификация (ако се изисква за длъжността).
- Длъжностна характеристика – писмен документ, в който са описани задълженията, отговорностите и правомощията на служителя. Според чл. 127, ал. 1 от КТ, работодателят е длъжен да я предостави при постъпване на работа.
- Определяне на основните параметри на работа:
- длъжностно наименование;
- работно време (пълно/непълно, график, смени);
- основно и допълнително възнаграждение;
- срок на договора (ако е срочен);
- място на работа и начална дата.
Съвет: Добра практика е всичко това да се документира ясно още преди подписването, за да няма недоразумения впоследствие.
2. Сключване на договора
- Форма: По закон, трудовият договор задължително се сключва в писмена форма (чл. 62, ал. 1 от КТ).
- Момент на сключване: Договорът трябва да бъде подписан преди първия работен ден. Назначаването със задна дата е нарушение.
- Уведомяване на НАП: След подписване, работодателят е длъжен да подаде уведомление по чл. 62, ал. 3 от КТ в 3-дневен срок, но не по-късно от деня на постъпване. Това се прави чрез електронна система или с ЕГН/КЕП. Едва след получаване на входящ номер служителят може да започне работа.
Ако не се подаде уведомление, Инспекцията по труда може да наложи глоба между 1500 и 15 000 лв.
3. Административно въвеждане на служителя
След подписване на договора и подаване на уведомлението, трябва да се извършат и вътрешнофирмени административни действия:
- Вписване в трудовата ведомост – добавяне на новия служител към месечния разчет за възнаграждения и осигуровки.
- Регистрация в системата за работно време – ако фирмата прилага сумирано изчисляване, трябва да се въведе служителят в графика за съответния отчетен период и да се изготви индивидуален работен график.
- Оборудване и инструкции – при необходимост, служителят трябва да премине инструктаж по безопасност, да подпише декларации и да получи нужните инструменти, софтуер или униформа.Тук трябва да споменем, че при наемане на персонал за работодателя възниква задължение да осигури обслужване на своите служители от регистрирана служба по трудова медицина.
Работодателят е длъжен също така да поддържа актуални данните в трудовата книжка на работника, но това скоро ще се промени с въвеждането на т. нар. "единен електронен трудов запис" - електронен документ, който заменя хартиената трудова книжка.
Доброто начало винаги е важно, но устойчивостта идва с правилните инструменти
Да наемеш персонал е отговорност. Правилната форма на договор, ясно описаните условия и спазването на закона създават прозрачност, доверие и ефективност в екипа. Но това е само началото.
След като хората станат част от вашия бизнес, започва същинската работа – намиране на баланса между техните нужди и интересите на компанията. За да се запазят мотивацията и ангажираността на служителите, е важно да се осигурят коректно отношение и правилни стимули, без да се пренебрегва финансовата стабилност на бизнеса. Точно тук интелигентните решения правят разликата.
Управлението на персонала и финансовите процеси изисква не само внимание към детайла, но и инструменти за оптимизация. В този контекст, eFirma се утвърждава като надежден партньор за малкия и среден бизнес – платформа, която ви помага да държите под контрол приходите, разходите и фирмените документи, без да губите време и енергия в административен хаос.
Имате възможността да използвате споделена файлова структура с вашия счетоводител, в която можете да организирате удобно и да съхранявате сигурно всички документи свързани с работните досиета на вашите служители, както и още много други функции като:
- издаване на приходни документи бързо и удобно;
- автоматично разпознаване на разходни документи чрез изкуствен интелект;
- прецизни финансови данни и анализи в реално време,
Ако търсите не просто още един софтуер, а помощник в изграждането на ефективен и устойчив бизнес, регистрирайте се в eFirma още днес.