Какво са приходите?
Приходите включват целия оборот от продажби на компанията за даден период. Тъй като има различни начини на реализация на сделките, на плащане и клиенти, има и различни видове приходни документи.
Сред най-често използваните приходни документи е фактурата. Тя може да бъде издавана както на юридически лица, така и на физически такива. За да се издаде фактура е необходимо първо да се избере клиент, след това да се попълни дата на данъчно събитие (датата на продажбата, т.е. когато самата услуга е извършена или стоката доставена), дата на издаване (обикновено днешна дата или друга, но до 5 дни от датата на данъчното събитие), краен срок на плащане (зависи от договореното между страните), номерът на документа не може да се променя, тъй като според българското законодателство трябва номерацията да е последователна и без пропуски, т.е. няма смисъл и нужда да може потребителя да променя номера. След това трябва да се изберат артикули и техните категории, както и да се посочат брой и цена, които да бъдат включени към фактурата. Така се сформира общата сума на документа.
Тук е важно да се отбележи как работят и ДДС настройките. Има възможност за избор между 3 варианта – 1. Без ДДС (Фирмата не е регистрирана по ЗДДС или конкретната сделка не изисква начисляване на данъка. Може фирмата да е регистрирана и да има ДДС номер, но поради специфика на обекта на сделката, нейните условия или типа клиент да не се налага начисляване на ДДС в конкретния документ. Ако това е така, според българското законодателство, трябва задължително да се посочи причината за неначисляване на данъка. Заради това изборът на Основание по ЗДДС в този случай е задължително.) 2. ДДС на всеки ред (Този сценарий е възможен, ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, но поради естеството на стоките и/или услугите във фактурата, те изискват различна данъчна ставка. В този случай за всеки отделен ред с артикули може да бъде начислено различно ДДС, но същевременно се вижда сумарно за целия документ каква част от данъчната основа е с една или друга данъчна ставка и каква е общата сума на данъка. Ако има ред, на който ДДС е нула, то тогава изборът на Основание по ЗДДС отново е задължително, поради същата причина описана по-горе.) 3. ДДС на цялата сума (Всички стоки и/или услуги във фактурата изискват една и съща данъчна ставка, различна от нула. Това е най-стандартния сценарий при фирма регистрирана по ЗДДС. Тук върху сбора от сумите на всички редове с артикули се начислява наведнъж необходимия данък според избраната ставка.)
Има възможност за избиране на различна валута от базовата, ако потребителя ни работи с чуждестранни клиенти. В този случай превалутирането се прави по официалния курс на БНБ към момента на издаване на документа, който курс след избор на съответната валута, се визуализира в секцията за Настройки на плащането. Има възможност за промяна при желание от потребителя, но що се касае до българските счетоводни стандарти, по-добре е да се запази генерирания автоматично.
В същата секция се избира и начина на плащане на документа. Ако типът е банков превод, тогава се появява опция за избор на банкова сметка. Тъй като при създаване на банкова сметка се попълва и нейната валута, когато се избира в документа, се съобразява дали валутата на сметката и на документа са еднакви и подсказва на потребителя, ако не е така.
Има поле и за допълнителни Бележки, в случай че има необходимост за вписване на странични обстоятелства или условия по сделката.
Предшестващият документ на фактурата оригинал обикновено е проформа фактурата. Тя има законовата сила на оферта, т.е. не подлежи на включване към официалните приходи на компанията и затова не се отразява в обобщената фирмена графика. Целта на проформата е да покаже максимално точно какви биха били условията на предложената сделка. След като клиента се съгласи с тях и направи плащане, доставчикът, т.е. нашия потребител, има задължение да издаде оригинална фактура в рамките на 5 дни, която вече е официален данъчен документ. Поради тази причина проформата има същия вид и съдържа същите данни каквито фактурата, с изключение на наименованието и поредния номер, които се различават. За удобство е добавена опция за издаване на фактура оригинал от избрана проформа.
Други често използвани приходни документи са кредитното и дебитното известие. Тъй като вече един път издадена фактурата, не може да бъде променяна, ако се наложи да се коригира нейната стойност, както по отношение на количество, така и по сума (данъчна основа), се прибягва до издаването на т.нар. известия. Ако стойността на фактурата се променя в посока на увеличаване, тогава се издава дебитно известие. Ако стойността се променя в посока на намаляване, тогава се издава кредитно известие. Номерацията и при двата документа продължава тази на фактурите. Повечето от информацията, която трябва да се попълни също е идентична с тази на фактурите. Допълнително обаче трябва задължително да се впишат номера и датата на фактурата/-ите, към които се отнасят, както и причината за издаване на известието. Затова първо задължаваме потребителя ни да избере/впише фактурата/-ите, към които се отнася известието и след това да коригира информацията, както прецени за необходимо. Кредитното известие, тъй като се издава с цел намаляване на стойността на фактурата, е позволено да се попълни с отрицателни количества и суми, за разлика от дебитното известие. Много е важно да се има предвид, че общо сбора на количествата и на сумите на всички свързани фактури, дебитни и кредитни известия трябва да е положително число, т.е. сумата на фактурата/-ите + сумите на всички ДИ към нея/тях – сумата на всички КИ към нея/тях >= 0. Затова при нас има заложена такава проверка при запис на документ със свързани други документи към него. Всички те са видими, когато документа се отвори за преглед. За удобство е добавена директна възможност за издаване на дебитно/кредитно известие към избрана фактура.
Документите, които са предназначени за предоставяне на клиенти имат възможност за превод и на английски език, в случай, че потребителя ни работи с чуждестранни клиенти.
Според българското законодателство, има изискване на пише „Оригинал“ на документа предоставян на клиента и „Копие“ на документа, които остава при доставчика. Това е останало от едно време, когато всичко е било на хартия и вече е гласувано и прието да отпадне като задължително условие. Към момента все още се поддържа от платформата, защото се смята за валидно до обнародването му и официалното му обявяване в ДВ, което още не се е случило.
Друг приходен документ е отчетът за извършени продажби. В него се описва обобщена информация за тези доставки, за които издаването на фактура не е задължително – например продажби на дребно в търговски обект за физически лица, които не са изисквали фактура и са получили само касова бележка (фискален бон).
Важно е да се прави разлика между отчета за извършени продажби и месечния фискален отчет от касов (фискален) апарат. В месечния фискален отчет влизат всички суми, платени в брой, в т.ч. и тези, за които има издадени фактури, а в отчета за извършени продажби влизат само тези суми, платени в брой, за които няма издадени фактури. Така че цялата негова стойност е отразена при приходите във финалната графика без това да води до някакъв вид повторения.
Сумите е достатъчно да бъдат в базова валута, тъй като този документ е само за вътрешнофирмена употреба и за данъчни цели в държавата, където фирмата е регистрираната, т.е. няма да стига до чуждестранни клиенти и не е нужно да поддържа многовалутност и многоезичност. Данните, които съдържа са конкретен търговски обект (ако фирмата има различни обекти, по този начин се води отчетност за оборота на всеки един от тях), номер (номерацията е различна от тази на фактурите, ДИ и КИ, но стандартно отново е десет цифрена и започва от 1), начална и крайна дата (обикновено тези отчети са за период от един месец, но по предпочитание на потребителя, може да се отчитат и за по-кратки периоди), сумата на направените продажби, групирана по видове артикули и/или категории. Ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, също така е добавена и опция за избор как генерирания оборот да бъде отчетен по отношение на този закон. Опциите са следните - облагаеми доставки с данъчна ставка + избор на процент, oсвободените доставки, доставки различни от освободените, за които не се начислява данък с право на дан. кредит, доставки различни от освободените, за които не се начислява данък без право на дан. кредит. При нерегистрираните фирми, тази опция отстъства, тъй като е ясно, че в този случай не се начислява ДДС на реализираните продажби. Има поле и за бележки, ако има нужда да се впише допълнителна информация.
Има приходи, които са различни от тези получени от фактури, ДИ/КИ и отчета за продажби, напр. от финансирания, положителни курсови разлики, лихви, продажба на фирмени активи, дялови участия, т.н. Важно е да предоставим възможност на потребителя ни да вкара и тях в системата, за да са видими на обобщената графика при всички приходи, а и за да участват в изготвянето на по-детайлни справки, както и финансови отчети в бъдеще. Заради всичко това има възможност да вписване на друг документ. Необходимите данни са тип на документа (опциите са протокол, приходен касов ордер, мемориален ордер, договор, банково извлечение, платежно нареждане, друг вид), клиент, номер на документа, дата на издаване, дата на данъчно събитие, бележки, прикачени файлове, както и таблица с редове за категория, описание и сума на прихода. Ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, има възможност за избиране и на данъчна ставка, която да се използва за начисляването на ДДС. Тъй като документа е за вътрешнофирмена употреба не поддържа многовалутност и многоезичност.
Всички приходни документи имат възможност да бъдат редактирани или изтрити след тяхното издаване. Важно е да се има предвид, че един път изпратени до клиента, той трябва задължително да бъде информиран за всеки вид промяна. Ако промяната касае данъчната основа и/или количествата във фактура, тогава корекцията трябва да се направи чрез дебитно или кредитно известие.
При преглед е добавена опция за директно изпращане на документ по имейл на клиента, което улеснява значително процеса и комуникацията. За целта само трябва да се попълни имейла в профила на съответния контакт. Текстът на съобщението е генериан автоматично, но може да бъде променен в момента на изпращането. Файлът се прикачва в PDF формат.
Всички приходни документи имат следните статуси:
- Издаден – автоматично се сетва при издаване на документ
- Изпратен – автоматично минава на него, ако докуемента се прати по имейл
- Частично платен
- Платен
- Просрочен
- Несъбираем – когато потребителя знае, че няма да му се плати със сигурност. В случая на проформите статуса е "Отказан", защото те имат тежестта на оферта.
- Анулиран – при него сумата на фактурата се изважда от общата сума на всички приходи и от графиката
Какво са разходите?
Разходите общо казано са всички изходящи потоци. Те могат да бъдат разходи за материали, услуги, заплати, осигуровки, амортизации, други. Важно е да се отбележи, че покупката на материални или нематериални активи, които допринасят към бизнеса във времето поетапно със своята стойност, не се отчитат като директен разход, а чрез амортизации във времето и се заприхождават като фирмен актив, напр. машини, съоръжения, транспортни средства, имоти, други. Според българското законодателство за праг на значимост, т.е. сумата над която всички амортиртизируеми активи задължително се осчетоводяват като такива, е определен таванът от 700лв. Ако активът е под тази сума, той може да бъде приет за директен разход. Според финансовата политика на фирмата, този праг може да бъде променен, но ако е по-висок, то това няма да бъде признато за данъчни цели. В близкото бъдеще ще бъде разработен модул занимаващ се изцяло с фирмените дълготрайни активи и амортизации. Към момента потребителя трябва само при въвеждане на такъв актив през разходите да избере правилната категория, в която да го включи.
За да се въведе един разход се попълва следната информация - тип и номер на документа, дата на издаване и дата на данъчно събитие, доставчик, валута на документа (превалутирането към базова валута става по официалния курс на БНБ на датата на издаване на документа), начин на плащане. Също така в табличен вид се попълват категория, описание и сума на самия разход. Ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, има опция за попълване на данъчна ставка и автоматично изчисляване на данъка. Има поле за допълнителни бележки и възможност за прикачване на файлове.
Разходите свободно могат да бъдат редактирани или изтривани при нужда.
Те имат следните статуси:
- Въведен – този статус да се сетва автоматично след запазване. При този случай, разхода се добява към общите фирмени разходи и крайната графиката.
- Частично платен
- Платен
- Просрочен
- Анулиран – сумата се изважда от общата сума на разходите и показаното на крайната графика